ระบบงานศูนย์บริการ (Service Control System)
ระบบงานศูนย์บริการ หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในธุรกิจให้บริการเกี่ยวกับการซ่อม รถยนต์ รถจักรยานยนต์ หรือบริการซ่อมเครื่องยนต์ เปลี่ยนถ่ายน้ำมันเครื่อง ระบบงานนี้ประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลักๆคือ
-ระบบงานศูนย์บริการ
-ระบบงานสต๊อกอะไหล่
-ระบบออกบิลและใบเสร็จรับเงิน
ระบบศูนย์บริการ ระบบแรก นี้ก็จะประกอบไปด้วย การเก็บประวัติลูกค้า (ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ โทรสาร บริษัท อีเมล วันเดือนปีเกิด ฯ) การบันทึกประวัติเครื่องยนต์ หรือสินเค้าที่มาใช้บริการ เลขเครื่อง เลขตัวถัง ไมล์ สีรถ ถ้าลูกค้าที่เป็นบริษัทมีรถหลายคัน อาจต้องบันทึกอ้างอิงตามชื่อบริษัท เพราะจะมีการผูกระบบไปถึงระบบออกบิล ว่า เป็นบิลของบริษัทอะไร , มีการบันทึกการเข้าใช้บริการประจำวัน ว่าวันนี้มาทำอะไร ตรวจเช็คอะไร แล้วก็ออกใบรับรถให้ลูกค้าเก็บไว้ 1 ใบ อีกใบก็เอาติดกับรถเอาไว้ ให้ช่างดูว่ารถคันนี้มาทำอะไรบ้าง ต้องบริการอะไรบ้างให้ลูกค้า , ระหว่างที่ให้บริการอยู่นั้นก็อาจจะต้องมีการเบิกอะไหล่มาใช้การซ่อมแต่ละครั้ง ฝ่ายช่างก็จะเขียนใบเบิกไปที่แผนกสต๊อกอะไหล่ แล้วก็ไปยื่นเบิกของที่สต๊อก ฝ่ายสต๊อกที่ควบคุมระบบสต๊อกอะไหล่ ก็จะเอาใบเบิกบันทึกลงเครื่องเพื่อตัดของและหยิบอะไหล่มาให้ช่าง ขณะที่บันทึกระบบสต๊อกอะไหล่นี้ จะต้องมีการอ้างอิงถึงเลขทะเบียนรถ ที่มาเบิกด้วย เพื่อที่ว่าอะไหล่ และราคาของอะไหล่ทุกชิ้น ที่รถแต่ละคันเบิกไปใช้งาน จะวิ่งไปที่ระบบใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ เพื่อรวมเงินค่าอะไหละทั้งหมดของรถแต่ละคันเอาไว้ เวลาลูกค้ามาจ่ายตังค์ออกใบเสร็จก็จะโชว์รายการอะไหล่ออกมาให้ลูกค้าดูได้เลย ว่ามีการเปลี่ยนอะไรบ้าง ราคาเท่าไรแต่ละตัว ยอดรวมเป็นเงินเท่าไหร่ ส่วนค่าแรงก็จะมีการบันทึกเพิ่มลงไปในระบบออกบิลและใบเสร็จว่า งานนี้มีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ ถ้าในฐานข้อมูลมีการบันทึก ค่าแรงมาตรฐานเอาไว้ แคชเชียร์ก็จะเรียกงานที่ทำออกมา ราคาก็จะโชว์อัตโนมัติ ว่าค่าแรงเท่าไหร่ ค่าอะไหล่ถูกดึงมาตอนที่เบิกอะไหล่ อ้างตามทะเบียนรถแล้ว สรุปว่า บิลเก็บเงินลูกค้าก็จะมีค่าแรง และค่าอะไหล่ พิมพ์ออกมาเก็บเงินลูกค้าได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาไปตามใบเบิกที่ห้องอะไหล่ และมาเขียนบิลด้วยมือ แล้วก็ต้องทำรายงานการรับชำระเงินประจำวันอีก
รายงานต่างๆของทั้ง 3 ระบบจะประกอบด้วย
รายงานจากระบบศูนย์บริการ
-รายงานชื่อ และรายละเอียดลูกค้า
-รายงานประวัติการเข้าใช้บริการ ประจำงวด
-พิมพ์จดหมายแจ้ง การเข้าใช้บริการ
-รายงานลูกค้า ขาดการติดต่อ
รายงานจากระบบสต๊อกอะไหล่
-รายงานอะไหล่คงเหลือ
-รายงานอะไหล่ที่ต้องสั่งซื้อ (อะไหล่ที่ใกล้หมดแล้ว)
-รายงานต้นทุนอะไหล่ทั้งหมด
-รายงานอะไหล่ที่ไม่เคลื่อนไหว (ต้นทุนจมแล้ว)
รายงานจากระบบบิลและใบเสร็จรับเงิน
-รายงานการรับเงินประจำวัน ประจำงวด (แยกตามประเภทการรับชำระได้ด้วย ,เงินสด หรือเช็ค หรือเครดิต)
ผู้เขียนมีลูกค้าที่ใช้ระบบงานนี้ ทั้งบริษัทเล็ก และก็บริษัทใหญ่ ถ้าเป็นระบบใหญ่ ก็จะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นระบบเครือข่าย มีเครื่องใช้งานแยกกันตามแผนกอย่างน้อยก็ 4 เครื่องครับ ตัวแม่ 1 เครื่อง ตัวลูก 3 เครื่องแยกกันใช้งานตามแผนก ตามระบบงานละครับ คือ ระบบศูนย์บริการ ระบบสต๊อกอะไหล่ และระบบออกบิล แยกกันใช้แผนกละเครื่อง แต่ถ้าลูกค้ามาใช้บริการเยอะอาจมีเครื่อง 2 เครื่องตั้งไว้ที่ฝ่ายรับรถ หรือฝ่ายศูนย์บริการก็ได้ ลูกค้าของผู้เขียนมีทั้งใช้งานได้ผล และก็ไม่ได้ผลคือไม่ได้ใช้งาน
ระบบเล็กสุดของลูกค้าที่ใช้งานอยู่ที่จังหวัดนครราชสีมา ลูกค้าเป็นร้านล้างรถเล็กๆ อยู่ระหว่างทางไปจังหวัดขอนแก่น ผู้เขียนจำได้ว่า ลูกค้าซื้อระบบไปตั้งทิ้งไว้ หลายเดือน ขับรถผ่านไปก็ไปเยี่ยม พูดจนเค้าเริ่มเอาระบบมาใช้ สาเหตุที่ไม่ใช้เพราะไม่เคยชิน แล้วก็ทำงานแบบครอบครัว ไม่มีคนทำหน้าที่นี้โดยเฉพาะต้องทำเองทุกเรื่อง ตั้งแต่ บริการ ซ่อม แล้วก็เก็บเงินลูกค้า หลังจากได้เราเอาระบบมาใช้จริงจัง ในการเก็บประวัติลูกค้า ตัดสต๊อก แล้วก็ออกบิลเก็บเงิน ลูกค้าบอกว่าสะดวกมาก เวลามีรถเข้ามาใช้บริการ ก็จะเรียกดูก่อนว่าเคยทำอะไรไปบ้าง แล้วมาครั้งนี้จะทำอะไร ก็บันทึกลงไป เวลาทำซ่อมเสร็จแล้วก็มาบอกระบบว่าใช้อะไรไปบ้าง ระบบก็วิ่งไปตัดสต๊อกอะไหล่ให้ทันที บันทึกค่าแรงเข้าไปเพิ่มเติม เสร็จแล้ว ก็ให้ระบบออกบิลเก็บเงินลูกค้า เครื่องพิมพ์ใบเสร็จออกมาให้ สิ้นวันระบบก็สรุปยอดรับเงินประจำวันออกมา ไม่ต้องไปนั่งทำบุ๊ครับเงินด้วยมือ สะดวกสบายมาก สิ้นวันปิดร้านได้ทันที ไม่ต้องมานั่งสรุปบัญชีเหมือนร้านที่ทำงานด้วยมือทั้งหมด เชื่อมั๊ยครับว่าลูกค้าของผู้เขียนหลายราย ที่บอกว่ารู้อย่างนี้ใช้ระบบไปนานแล้ว ไม่มานั่งหลังขดหลังแข็ง ปิดร้านแล้ว พนักงานกลับไปหมด แต่เจ้าของยังคงต้องนั่งเคลียร์บัญชีต่ออีก ไม่รู้ว่าจะทำอย่างนั้นไปทำไม ในเมื่อมีเครื่องมือมาช่วยในการทำงานให้ได้ มันก็เหมือนกับซื้อรถมาขับก็ดีกว่า เดินไป หรือขึ้นรถเมล์ นั่นหละครับ ท่านผู้อ่านที่เคารพ