ระบบบัญชีร้านอาหาร (ตอนที่ 1)
ผู้เขียนไปกินกาแฟร้านฝรั่งที่รู้จัก ระหว่างรอกาแฟ ก็เอาเอกสารบัญชีออกมาดู ออกมาเช็คยอดอะไรบางอย่าง ท่าทางคงจะเคร่งขรึมมั้ง จนเจ้าของร้านเค้าถามว่า ทำอะไร เราก็บอกว่าดูเรื่องบัญชีอยู่ เค้าก็พูดแซวเรากลับมาว่า “ too much paper” เท่านั้นแหละครับ ทำให้ฉุกคิดเลยหละครับ ว่ามันบ้าเอกสารตามที่เค้าแซวเราหรือเปล่า ก็เลยเป็นที่มาของการคิดจะเซ็ทระบบทั้งหมดเอาเข้าคอมพิวเตอร์ทั้งหมด จึงเป็นที่มาของบทความนี้หละครับท่านผู้อ่าน ……รายละเอียดของบทความนี้ก็จะแบ่งออกเป็นสองส่วน คือการทำงานบัญชีสำหรับร้านอาหารด้วยมือ และการทำงานโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อเปรียบเทียบให้ผู้อ่านได้เห็นภาพความแตกต่างของการทำงานทั้งสองระบบ ได้อย่างชัดเจน โดยจะเริ่มจากการทำงานด้วย Manual ก่อนแล้วต่อด้วยการทำงานด้วยระบบ Computer system……
การทำงานด้วยมือ (Manual)
ผู้เขียนต้องใช้เวลาหลังเลิกงานร้านอาหาร ประมาณ 1-2 ชั่วโมงในการทำบัญชีทุกวัน เพื่อทำอะไรหรือครับ ?????
-ลงบัญชีรายได้ประจำวัน จากการขายเงินสด และขายเครดิตผ่านเครื่อง EFPOS การลงรายการรับเงินสด ก็จะแยกไปลงที่สมุดควบคุมเงินสดในมือ ส่วนขายเครดิตก็จะไปลงรับเงินที่สมุดควบคุมเงินในธนาคาร
-บันทึกค่าใช้จ่ายประจำวัน ที่จ่ายเงินสด ลงที่สมุดบัญชีควบคุมเงินสดในมือ และใช้เดบิทการ์ดซื้อ(หมายถึงซื้อของแล้วตัดเงินผ่านบัญชีธนาคาร) ก็จะบันทึกลงในสมุดควบคุมเงินในธนาคาร
-บันทึกบิลซื้อของจากเจ้าหนี้ ที่เอาของมาส่งระหว่างวัน บันทึกว่าเป็นใคร ยอดเงิน กำหนดจ่ายเมื่อไหร่
อันนี้ลงไว้ในสมุดควบคุมเจ้าหนี้การค้า และถ้ามีการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้ ก็จะ update ในสมุดเจ้าหนี้ว่าจ่ายแล้ว และก็ต้องไปบันทึกตัดยอดเงินออกจากบัญชีธนาคาร ที่สมุดควบคุมเงินในธนาคารอีกรอบ
-เสร็จแล้วก็สรุปยอดขายประจำวัน ยอดรวม แยกเป็นเงินสด เครดิต เขียนใบปะหน้า ,นับเงิน แล้วก็เก็บเอกสารประจำวันเอาไว้ให้ Book keeper ไปลงบัญชีให้กับร้าน ซึ่ง Book keeper จะมาเก็บเอกสารทุก 2 อาทิตย์
ทุกวันจันทร์
-จะต้องทำจ่ายเจ้าหนี้ผ่านบัญชีธนาคาร จ่ายโดยการโอนเงินเข้าบัญชีเจ้าหนี้ โดยการจ่ายเช็ค หรือจ่ายผ่าน BPAY เสร็จแล้วก็ขีดฆ่า รายการนั้นออกเขียนว่าจ่ายแล้ว กำกับวันที่ลงไปด้วย เพื่อที่เอาไว้เป็นหลักฐานการจ่าย หากมีปัญหาภายหลังสามารถกลับมาดูรายละเอียดได้
-จ่ายเสร็จก็ต้องเอารายละเอียดการจ่ายไปกรอกลงที่สมุดคุมบัญชีธนาคาร เพื่อ update ยอดคงเหลือของเงินที่มีในบัญชีธนาคารจริงๆว่ามีเงินเหลือเท่าไหร่
-แล้วก็ต้องนำบิลเจ้าหนี้ที่เราทำจ่ายออกมาจากแฟ้ม เก็บเอกสารส่งให้ Book keeper เพื่อไปลงบัญชีให้กับร้าน รายรับ/รายจ่าย แยกเป็นวันต่อวัน
นี่เป็นการรูทีน ที่ต้องทำทุกวันตอนปิดร้าน และทุกวันจันทร์ เพื่อจ่ายเงินให้กับเจ้าหนี้การค้า
กรณีศึกษา ของการทำงานด้วยมือ
-ถ้ามีบิลส่งมา แล้วแจ้งว่าเรายังไม่จ่ายบิลบางใบ นี่ก็ยุ่งเลย จะหาบิลนั้นที่ไหน เพื่อยืนยันว่า จ่ายเงินแล้ว หรือยังไม่จ่าย วิธีการหนึ่งคือไปดูรายละเอียด Transaction ในบัญชีของธนาคาร ที่เราทำจ่ายเจ้าหนี้รายต่างๆ เช็คดูว่าเรามีการจ่ายหรือยัง ใช้เวลาครับ เพราะมีรายการเยอะเหลือ
เกิน ทั้งจ่ายเงินสด จ่ายเช็ค ผ่านบัญชีธนาคาร
-กรณีที่ต้องดูว่า บิลของเจ้าหนี้รายไหน ที่ถึงกำหนด จะต้องไปดูที่สมุดควบคุมเจ้าหนี้การค้า แล้วก็ไล่หาว่า รายไหน ถึงกำหนดตามที่เราบันทึกเอาไว้ ไล่หาทุกรายการ ที่จดหละครับ ใช้เวลา น่าเบื่อครับ
การทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (Computer)
ผู้เขียนคิดว่า 2 ระบบแรกที่มีความจำเป็นที่ต้องนำมาใช้ในการดำเนินการ กิจการร้านอาหารคือ ระบบเจ้าหนี้การค้า และระบบควบคุมรายรับและค่าใช้จ่าย โดยมีรายละเอียดการทำงาน ดังต่อไปนี้
ระบบแรก คือระบบเจ้าหนี้การค้าของร้านอาหาร วิธีการทำก็คือ
-เตรียมข้อมูล รายละเอียดเจ้าหนี้การค้า ของร้านทุกราย
-ตั้งรหัสประจำตัว เจ้าหนี้การค้า แต่ละราย ทำการบันทึก รหัสเจ้าหนี้ รายละเอียดเจ้าหนี้ บันทึกลงไปในระบบ คอมพิวเตอร์ อ๋อ อย่าลืมเรื่องที่สำคัญ ต้องมีการกำหนด credit term หรือ ระยะเวลาเครดิตด้วยว่า เจ้าหนี้แต่ละรายให้เวลาเรากี่วัน ในการที่จะชำระหนี้บิลแต่ละใบ เมื่อเราบันทึกบิลแต่ละใบลงไประบบจะคำนวณอัตโนมัติให้เราเลย ว่าบิลแต่ละใบถึงกำหนดวันไหน ไม่ต้องเสียเวลามานั่งคำนวณเองเหมือนทำงานมือ
-เรียก รหัสเจ้าหนี้การเค้าแต่ละราย มาทำการบันทึกบิล ที่เราเป็นหนี้เค้า บันทึกบิลทุกใบที่เรายังไม่ได้จ่ายของเจ้าหนี้การค้าแต่ละราย ลงระบบเจ้าหนี้การค้า
-ทำการบันทึกข้อมูลการจ่ายชำระเงินให้เจ้าหนี้แต่ละราย จนข้อมูลเป็นปัจจุบัน คือข้อมูลหนี้สินเป็นปัจจุบัน พูดง่ายๆก็คือ บันทึกยอดหนี้ และการชำระหนี้ ให้เป็นไปตามความเป็นจริง จนข้อมูลเป็นปัจจุบัน
-หลังจากนี้ ถ้าหากมีการชำระเงินให้เจ้าหนี้รายไหน บิลใบไหน ก็จะต้องมาบันทึกข้อมูล ลงที่ระบบเจ้าหนี้การค้า ในระบบคอมพิวเตอร์นี้ทุกครั้ง เพื่อปรับปรุงยอดให้เป็นยอดหนี้สินคงเหลือ ให้ update ตลอดเวลา
-และถ้าแต่ละวันมีบิลเจ้าหนี้ แต่ละรายเข้ามา เราก็จะต้องทำการบันทึกลงระบบเจ้าหนี้วันต่อวัน เพื่อให้ update ยอดหนี้ที่เราค้างชำระ
ข้อดีของการทำระบบเจ้าหนี้ ด้วยคอมพิวเตอร์
ปกติถ้าทำงานด้วยมือ ลงสมุดทั้งหมด 2 เล่ม จะมีสมุดควบคุมเจ้าหนี้การค้า 1 เล่ม และสมุดควบคุมเงินในธนาคารอีก 1 เล่ม
วิธีการทำงานด้วยมือ คือ เมื่อมีเอกสารบิลของเจ้าหนี้เข้ามา ผู้เขียนก็จะนำบิลมาบันทึกลงสมุดเจ้าหนี้การค้า การบันทึกลงสมุดก็จะมีการลงรายละเอียด
-เลขที่บิล
-วันที่บิล
-รายละเอียดบิล
-จำนวนเงิน
-วันที่ครบกำหนดชำระ
หลังจากนั้น ในแต่ละวันก็ต้องมาดูที่สมุดคุมเจ้าหนี้ ว่า บิลใบไหนครบกำหนดต้องจ่าย เสร็จแล้วก็ทำจ่ายเงิน พร้อมทั้งทำเครื่องหมายว่าจ่ายแล้วในสมุดควบคุมเจ้าหนี้ แล้วก็ต้องเอารายการที่จ่ายเงิน ไปลงตัดยอดเงินออกจากบัญชีธนาคาร ที่สมุดควบคุมเงินในธนาคาร เพื่อให้รู้ว่าเรามีเงินจริงๆอยู่ในธนาคารเท่าไหร่กันแน่ เพราะถ้าไม่ทำ ไม่รู้ว่ามีเงินเท่าไหร่ ก็จะทำให้เรามีปัญหาในการจ่ายเงิน เช็คอาจจะเด้งเอาง่ายๆครับ
ถ้าเราใช้ระบบงานคอมพิวเตอร์ คุมเจ้าหนี้ ไม่ต้องมีสมุดทั้งสองเล่มครับ (Paperless) ให้ดำเนินการตามรายละเอียดที่อธิบายไว้ข้างต้นแล้ว ระบบจะสามารถแจ้งเราได้เลยว่า บิลใบไหนถึงกำหนดชำระบ้าง เข้าไปสอบถามที่หน้าจอภาพ ได้เลย ว่าวันนี้ครบกำหนดจะต้องจ่ายใครบ้าง (เค้าเรียกว่า รายงานเจ้าหนี้ที่ครบกำหนดชำระประจำงวด ) เมื่อชำระแล้วก็บันทึกรับชำระที่ระบบ หลังจากนั้น ระบบก็จะสรุปยอดคงเหลือของเจ้าหนี้การค้าแต่ละรายให้อัตโนมัติ การ์ดของเจ้าหนี้การค้าก็มีมาให้เลย เวลาเรามีปัญหา ก็สามารถเรียกการ์ดเจ้าหนี้ มาพูดคุยได้ว่า เราจ่าย บิลไหน วันไหน เป็นการยืนยันการจ่ายเงินได้ดีกว่า รวดเร็วกว่าการทำงานด้วยมือ มากโขครับผม
เมื่อทำการบันทึกจ่ายเจ้าหนี้เสร็จแล้ว ระบบก็จะวิ่งไปที่ระบบ รายจ่ายประจำวัน ให้ด้วย ถ้าเป็นงานมือ ก็ต้องบันทึกทั้งสมุดควบคุมเจ้าหนี้การค้า บอกว่าจ่ายบิลใบนั้นๆแล้ว และสมุดควบคุมเงินในธนาคาร บอกว่ามีการจ่ายเงินหักจากบัญชีไปแล้ว เท่านั้น เท่านี้ ก็จะต้องลงบันทึก อยู่อย่างนั้นแหละครับ น่าเบื่อ ซ้ำซ้อน ลงกันทุกอาทิตย์ ทุกวันที่มีการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้การค้า
ระบบที่สอง คือ ระบบควบคุมรายรับและรายจ่าย ขั้นแรกเลย เราต้องกำหนดบัญชีก่อนว่า เรามาสมุดรับ-จ่ายกี่บัญชี จากข้อมูลการทำงานมือตอนต้น เรามีรับ-จ่าย อยู่ 2 บัญชี คือ บัญชีรับ-จ่ายเงินสดที่เรามีสมุดควบคุมเงินสด และบัญชีรับ-จ่าย เงินในธนาคาร ที่มีสมุดควบคุมเงินในธนาคาร สรุปว่าในที่นี้เรามีบัญชีอยู่ 2 บัญชี ก็ต้องบอกระบบไปว่า บัญชีที่ 1 เป็นบัญชีคุมเงินสดในมือ ก็เหมือนกับเป็นสมุดคุมเงินสดในมือ และบัญชีที่ 2 กำหนดในระบบว่าเป็นการควบคุมเงินสดในธนาคาร ซึ่งก็แทนการทำสมุดควบคุมเงินในธนาคาร ของการทำงานด้วยมือนั่นเอง ขั้นต่อมาก็จะต้องเตรียมข้อมูลทั้งหมด ที่เกี่ยวกับรายได้ และค่าใช้จ่าย เพื่อนำรายการเหล่านั้นมาตั้งรหัสในคอมพิวเตอร์ อาทิเช่น
รายรับ -รหัส 100 รับเงินเครดิตประจำวัน
-รหัส 101 รับเงินสดจากการขายประจำวัน
รายจ่าย -รหัส 100 จ่ายค่าแรง
-รหัส101 จ่าย supplier 1
-รหัส102 จ่าย supplier 2
-รหัส103 จ่าย supplier 3
-รหัส104 ค่าน้ำ
-รหัส105 ค่าไฟ
-รหัส106 ค่าแก็ส
-รหัส107 ค่าขยะ ฯ
เมื่อมีรายรับ หรือบิลรายจ่ายเข้ามาในแต่ละวัน เราก็จะบันทึก รับเงิน หรือ บันทึกการจ่ายเงิน ตามรายละเอียดในแต่ละบิล ลงในระบบคอมพิวเตอร์
รายละเอียดก็คือ ให้เลือกก่อนว่า เป็นบัญชีประเภทไหน 1=เงินสดในมือ หรือ 2=เงินในธนาคาร หลังจากนั้นก็เลือกว่า เป็นรายรับ หรือเป็นรายจ่ายต่อมาก็เลือกวันที่ เลือกรหัส ตามที่เรากำหนดเอาไว้ บันทึกรายละเอียด แล้วก็จำนวนเงินลงไป ทำการบันทึกแค่นี้ครับ ในแต่ละวัน ไม่ต้องมีการลงสมุดใดๆทั้งสิ้น หลังจากนั้น ระบบก็จะทำการสรุป รายรับ-จ่าย แยกประเภทให้เราได้เลยตามบัญชีที่ 1 (เงินสดในมือ) หรือบัญชีที่ 2(เงินในธนาคาร) ให้เราอัตโนมัติ และเราสามารถเรียกดูรายงานทางคอมพิวเตอร์แยกตามบัญชีที่ 1 หรือ 2 ได้ทันที
ข้อดีของการทำระบบรายรับ-จ่าย ด้วยคอมพิวเตอร์
เราสามารถเช็คเงินสดที่มีในมือ บัญชีที่ 1 ได้ตลอดเวลาว่ามีเงินเหลือเท่าไหร่??? ตรวจสอบยอดเงินได้ทันทีหลังจากบันทึกข้อมูล update แล้วก็นับเงินจริงว่ามีตรงกับในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ ง่าย รวดเร็ว ครับ อีกรายงานที่สำคัญคือเราสามารถเปรียบเทียบรายงานเงินคงเหลือในบัญชีที่ 2 หรือเงินในธนาคารกับ statement ของธนาคารได้เลยว่ายันกัน ตรงกัน หรือเปล่า??? แล้วก็รู้ได้เลยว่าเงินจริงๆในธนาคารเรามีเท่าไหร่ เรียกดูได้จากรายงานเงินคงเหลือในบัญชีที่ 2 ทำให้การจ่ายเช็คให้กับเจ้าหนี้ง่ายขึ้น เพราะรู้สถานะที่แท้จริงทางการเงิน เพราะถ้าเราดูยอดเงินในธนาคารบางทีเงินยังไม่ update ไม่เป็นจริงเพราะบางครั้ง เช็คที่จ่ายไปยังไม่ตัด หรือเงินที่ไปซื้อของตามที่ต่างๆก็ยังไม่เข้ามาตัดในบัญชี ใช้เวลา วัน หรือสองวันบ้าง นี่เป็นเรื่องที่สำคัญครับว่า จริงๆเรามีเงินในกิจการเท่าไหร่ ทั้งเงินสดในมือ และเงินในธนาคาร ทำให้การบริหารกิจการ ง่ายขึ้น สะดวกมากขึ้น เป็นจริงมากขึ้น และที่สำคัญระบบยังสามารถสรุปผลประกอบการว่า กำไรหรือขาดทุนได้ทุกเวลา ที่เราต้องการจะดู เพื่อการบริหารงานที่มีประสิทธิภาพ
แล้วยังไงต่อครับ สรุปว่า หลังจากเซ็ทระบบเสร็จแล้ว วันๆผู้เขียนก็ได้แต่ลงรายการเคลื่อนไหว ในแต่ละวัน บันทึกรายการรับ รายการจ่ายประจำวัน บันทึกบิลซื้อประจำวัน บันทึกการชำระเงินประจำวัน ไม่มีแล้วครับสมุดคุมแต่ละเรื่อง เรื่องละเล่ม มากมาย ลงซ้ำ ลงซ้อน ที่สำคัญเลยก็ต้องสอบถามหนี้สินครบกำหนดประจำวันจากระบบว่าบิลไหน ของเจ้าหนี้รายไหนครบกำหนดแล้ว แค่คลิกสอบถามข้อมูลก็พรั่งพรู ออกมาแล้วครับ แล้วก็จ่ายเงินเจ้าหนี้ตรงตามกำหนด แต่ที่สำคัญจริงๆคือรายงานกำไร ขาดทุนครับ มีเงินเหลือเท่าไหร่ หลังจากดำเนินกิจการไปแล้ว ต่อเดือน ไม่ใช่ทำไปก็จ่ายคนอื่นหมด ทั้ง สรรพากร เจ้าหนี้ แล้วก็พนักงาน เหมือนในบางครั้งผู้เขียนมีคำถามกับตัวเอง ว่า” จะทำไปทำไมวะ ไม่มีเงินเหลือเลย “ แต่ถ้าเรามีระบบ เราก็จะรู้ว่าเงินไม่เหลือ มันหายไปทางไหนมาก ทางไหนต้องลดรายจ่าย หรือยอดขายมันลดลงหรือเปล่า การวิเคราะห์กิจการก็ง่ายขึ้น แล้วก็ได้ลบคำสบประมาทของคุณฝรั่งที่ทักผู้เขียนด้วยว่า “too much paper” มันซะใจตรงหนี้หละครับ ก็ต้องขอขอบคุณคร๊าบ ที่ทำให้ผู้เขียนมีแรงบันดาลใจ ได้ทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ได้ทั้งบทความมาให้ท่านผู้อ่านได้อ่านอีกหนึ่งบทความ….