ร้าน (อาหาร) เก่ากับไอที
ต่อจากบทความฉบับที่แล้ว ร้าน(อาหาร)ใหม่กับไอที ที่ผู้เขียนได้มีโอกาสไปช่วยพี่ชาย ดำเนินงานเรื่องการเปิดร้านอาหารใหม่ หลังจากภารกิจนั้นเสร็จแล้ว ก็มีภารกิจใหม่ ที่จะต้องเดินทางไปดูแลร้านอาหารเก่าแทนพี่ชาย แล้วพี่ชายก็ย้ายไปคุมร้านใหม่ดังกล่าว มีหลายเรื่องที่ต้องเข้าไปจัดการ แล้วก็ดำเนินการทั้งเรื่องการสั่งของ การดูแลสต๊อก เรื่องการจ้างพนักงาน เรื่องระบบคอมพิวเตอร์ การลงโฆษณา การจ่ายเงินให้เจ้าหนี้ แล้วก็เรื่องเอกสาร เรามาว่ากันเป็นเรื่องๆเลยดีกว่าครับ
SUPPLIER
นี่ก็เข้ามาดำเนินงานได้เกือบสองเดือนแล้ว สิ่งแรกเลยที่ต้องทำก็คือเรื่องการเรียนรู้ SUPPLIER ว่ามีใครบ้าง ซื้อของอะไรจากใคร ผัก หมู เนื้อ ไก่ เครื่องปรุงต่างๆ แต่ละที่อยู่ที่ไหน เบอร์โทรอะไร ติดต่อใคร และที่สำคัญ แต่ละที่มีเครดิตกี่วัน รูปแบบการจ่ายเงินเป็นอย่างไร
-เครื่องปรุง เนื้อไก่ หมู กุ้ง สั่งจากซิคนีย์ เครดิต 30 วัน
-ผักสั่งจากบริษัท ท้องถิ่น ยังไม่มีเครดิต
-กล่อง Take away กระดาษ สั่งบริษัทท้องถิ่น จ่ายเงินสด
-ปลา ปลาหมึก สั่งบริษัทท้องถิ่น เครดิต 15 วัน
-เนื่อ สั่งบริษัทท้องถิ่น ไม่มีเครดิต
สิ่งที่ต้องจัดการเร่งด่วนคือ การขอเครดิต เพราะตามทฤษฎีเค้าก็บอกให้จ่ายเงินออกให้ช้าๆ เวลารับให้รับเร็วๆ การขอเครดิตก็คือ การที่ต้องกรอกฟอร์มให้กับ Supplier ทุกราย แล้วก็แสดงความจำนงว่าต้องการ เครดิต เป็นเวลาเท่าไหร่ วงเงินเท่าไหร่ บางที่อย่างบริษัทส่งผักหลังจากที่เรากรอกแบบฟอร์มแล้ว เค้าก็มีเงื่อนไขว่า ต้องซื้อสด จ่ายสดเป็นเวลาสองสัปดาห์ก่อน แล้วสัปดาห์ที่สามถึงจะเริ่มให้เครดิตเป็นเวลา 15 วัน ,บริษัทขายกล่อง take away ให้เครดิต1 เดือน ,บริษัทขายปลา และ เนี้อให้เครดิต 15 วัน
SUPPLIER ORDER ONLINE
Supplier บางราย ที่ขายปลา ปลาหมึก เค้ามีระบบให้เราสั่งซื้อออนไลน์ที่ www.findfastfood.com.au ผู้เขียนก็ทำการลงทะเบียนที่เวบไซด์เค้า แล้วก็ได้ user password มาเรียบร้อย ทดลองเข้าไปหลังร้าน ครับทันสมัยมากครับ บริษัทนี้ มี Free Download application ที่ App Store ของ APPLE ด้วยครับ ใช้ชื่อเวบอีกชื่อว่า ifindorderfast นี่เรียกว่า มีทั้งการ order ผ่านเวบไซด์ที่คอมพิวเตอร์ และมีการ order ผ่าน Iphone ได้อีกด้วย เรียกว่า ตามกระแสจริงๆครับ
เมื่อเข้าไประบบหลังร้านแล้วมีอะไรบ้าง? ก็จะมีหัวข้อ
-Product Information
-Order Templates
-Report
-Accounts
-Online Payment
DOCUMENTATION
การจัดเก็บเอกสาร นี่สำคัญไม่แพ้กันกับการขอเครดิต เพราะต้องยืนยันกับ Supplier ว่าอะไรจ่าย ไม่จ่าย บิลใบไหนเป็นหนี้ เวลาได้รับเอกสารแต่ละวันมาก็ต้องสรุปเอาเข้าแฟ้ม แยกเป็นรายๆให้ชัดเจน พร้อมทั้งมีใบปะหน้าเป็นสารบัญของ Supplier แต่ละรายว่ามีรายละเอียดเอกสารอะไรที่ได้รับมา รับมาวันไหน เพื่อความเร็วในการเรียกดู นอกจากนี้ในเรื่องเอกสารยังมีส่วนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีอีกด้วย เพราะต้องรวบรวมเอกสารให้สำนักงานทำบัญชีทุกสองอาทิตย์ เพื่อทำการลงบัญชีให้กับร้าน
ACCOUNTING
นี่สุดยอดเลยครับ การทำบัญชีให้กับร้านของบริษัทรับทำบัญชี เค้าคิดกันเป็นรายชั่วโมงครับ ทุกครั้งที่มีการคุย หรือทำงานให้กับเรา เค้ามีการลงรายการไว้ทั้งหมดว่าใช้เวลาเท่าไหร่ คุยกับใคร คนไหน แต่ละคนมีค่าแรงต่อชั่วโมงไม่เท่ากัน บางคน $250 ,$120 ,$80 ต่อชั่วโมง อันนี้โหดมากครับ (เท่าที่ลองคำนวณ งบประมาณในการจ้างทำบัญชีให้กับร้านคือต้องจ่ายเดือนละ $1,000) แต่เท่าที่คุยกับคนทำบัญชี เค้าบอกว่าทนายคิดแพงกว่านักบัญชีอีกนะครับ อันนี้แหละครับที่ทำให้ต้องมาทบทวนการทำงานด้านบัญชี การเก็บเอกสารให้กับนักบัญชีที่ทำบัญชีให้กับร้าน เพราะถ้าเก็บเอกสารไม่ดี ไม่เรียบร้อย เอาให้เค้าทำบัญชี เค้าใช้เวลาทำนาน เราก็เสียค่าใช้จ่ายสูง ถ้าเราเก็บดี เค้าใช้เวลาทำงานน้อย ค่าแรงทำงานเค้าก็ไม่แพง เพราะชั่วโมงการทำงานเค้าน้อยลง ผลของการพูดคุยเรื่องวิธีการเก็บเอกสาร และวิธีการทำงานที่ทำให้คนทำบัญชีทำงานได้ง่ายคือ
-สิ่งที่คนทำบัญชีต้องการแต่ละวันคือ สรุปขายสด ขายเครดิตจากเครื่องรูดบัตร และบิลค่าใช้จ่ายประจำวัน พร้อมเขียนกำกับว่า จ่ายแบบไหน เงินสด เช็ค หรือโอนเงิน ไม่ได้ต้องการรายละเอียดบิลทุกใบที่เราขายได้ในแต่ละวัน นี่ก็ทำวิธีการผิดมาตั้งนาน เค้าบอกว่าแม็กซ์ไปให้เค้าก็เสียเวลาแกะออก ซึ่งเค้าคิดเป็นเวลาทำงานหมดครับ แกะออกกองละนาที 10กองหรือ 10 วันก็ 10 นาที ,60กองก็1 ชั่งโมงหายไปแล้ว $80 โดยที่เค้ายังไม่ได้ลงบัญชี มัวแต่มานั่งแกะเอกสารแยกออกจากกัน
-ต้องการให้นำเงินสดที่ขายได้แต่ละวัน ฝากเข้าบัญชีของร้าน ทุกวัน
-ต้องการให้ใช้บัญชีของร้านซื้อของทุกอย่าง ที่ใช้กับร้าน หมายความว่า บัญชีของร้านที่มีเงินเครดิตเข้า จากเครื่องรูดบัตร และมีเงินสดที่เราฝากเข้าทุกวันที่เราขายได้ จะมีรายการซื้อของทุกวันโชว์อยู่ด้วยในบัญชีเดียวกัน ในที่นี้คนทำบัญชีก็จะสามารถเช็คเงินเข้า เงินออกได้ภายในบัญชีนี้บัญชีเดียว นี่คือสิ่งที่เรียกว่าง่ายในการทำบัญชี
PAYMENT
ในการ ชำระเงิน ยึดตามหัวข้อข้างต้น คือให้มีการนำเงินสดเข้าบัญชีของร้านทุกวัน และมีการตัดเงินออก หรือ จ่ายเงินจากบัญชีเดียว สิ่งนี้นี่เองที่ทำให้การชำระเงินผ่านอินเตอร์เน็ตเข้ามามีส่วนในการช่วยทำให้การจ่ายเงินง่ายขึ้น และประหยัดเวลา
การจ่ายหนี้ จากเดิม ใช้เช็ค ก็ต้องเปลี่ยนมาจ่ายผ่านเน็ต ไม่เสียเวลา เขียนเช็ค จ่าหน้าซองส่งจดหมาย เสียเวลาไปไปรษณีย์ เราสามารถทำโดยการจ่ายผ่านเจ้าหนี้ผ่านเน็ต โดยมี 2 แบบหลักๆคือ
-โอนเงินเข้าบัญชีเค้าเลย เรียกว่า Direct Dabit
-จ่ายผ่าน B PAY
เออ แล้วสองแบบนี้ต่างกันอย่างไรนะ ? เท่าที่ผู้เขียนสังเกต ความแตกต่างด้วยตัวเอง B PAY มีโค๊ดมาให้ เลย ว่าเราโค๊ดอะไร เวลาเราจ่ายเงิน เจ้าหนี้รู้เลย ว่าเป็นเรา แต่การโอนเงิน Direct Dabit เราต้องระบุ รายละเอียดว่าเรา เป็นใคร จ่ายบิลใบไหน เลขที่อะไร
B PAY น่าจะสะดวกมากว่า ในการจ่ายเงินให้กับเจ้าหนี้ แต่เจ้าหนี้บางรายไม่มี B PAY เราก็ใช้วิธีการโอนเงินเข้าบัญชี นี่ก็สะดวกเงินเข้าบัญชีเงิน ดีกว่าการใช้เช็คต้องมีระยะเวลา Clearing Cheque
นอกจากนี้แล้ว เรายังสามารถเซ็ทการจ่ายเงินให้เป็นไปตามที่เราต้องการได้อีกด้วย ว่าต้องการจ่ายบิลแต่ละใบ ในช่วงเวลา วันไหน เป็นเงินเท่าไหร่ ในที่นี้ขอยกตัวอย่างระบบหลังร้านของ commonwealth bank
-ไปที่ transfers
-เลือกหัวข้อ scheduled transfers
-คลิก schedule new transfer
-หน้าจอภาพ จะสอบถามเราว่า จะโอนจากบัญชีไหน ไปบัญชีไหน ยอดเงิน แล้วความถี่ในการโอนเป็นอย่างไร ครั้งเดียว ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน เริ่มโอนเมื่อไหร่ แล้วก็เซฟคำสั่งนั้นไว้ หลังจากนั้นระบบก็จะทำการโอนอัตโนมัติให้เราเอง เมื่อถึงเวลาที่เรากำหนดเอาไว้
CRM (Customer Relation Management)
ในเรื่องการเก็บข้อมูลลูกค้า ผู้เขียนก็ได้จัดการซื้อบุ๊คให้บันทึกชื่อ และเบอร์โทรลูกค้า แบบเป็นกระดาษมี copy ในตัว แล้วก็ฉีกเบอร์ให้ลูกค้าเก็บเลขที่สมาชิกไว้ 1 ใบ แล้วก็จะมีรายละเอียดลูกค้าพร้อมเบอร์สมาชิกติดเล่มไว้อีกใบหนึ่ง แล้วก็แจ้งลูกค้าว่า ครั้งหน้าให้บอกแค่เบอร์สมาชิก ไม่ต้องบอกชื่อและที่อยู่ทุกครั้งที่มีการโทรมาสั่งอาหาร หลังจากนั้นผู้เขียนก็เอาข้อมูลในสมุดไปบันทึกลงระบบลูกค้าสัมพันธ์ในคอมพิวเตอร์ เพื่อวันหลังลูกค้าโทรมา เราก็จะสามารถสอบถามที่ระบบคอมพิวเตอร์ได้ว่าเป็นใคร เบอร์โทรศัพท์อะไร ที่อยู่อะไร ถ้าต้องการสั่งเดลิเวอร์รี่ ระบบก็จะทำการพิมพ์ที่อยู่ออกมาให้เลย ไม่ต้องเสียเวลาสอบถามทุกครั้งที่มีการสั่ง มันน่าเบื่อทั้งผู้สั่งแล้วก็ผู้ที่รับออเดอร์ครับ
CUSTOMER ORDER ONLINE
ผู้เขียนได้พัฒนาระบบการสั่งอาหารผ่านเวบไซด์ โดยลูกค้าสามารถเข้าไปสั่งอาหารได้เองที่เวบไซด์ของร้าน แล้วก็บันทึกรหัสสมาชิกลงไป หลังจากนั้นก็มีรายการอาหารให้คลิกเลือกว่าสั่งอะไร จำนวนเท่าไหร่ แล้วก็โทรมาคอนเฟอร์มการสั่ง เท่านี้เองครับลูกค้าก็จะได้ส่วนลดไป 10% เพราะทำการสั่งอาหารด้วยตนเอง
นอกจากนี้แล้ว ลูกค้าที่ออนไลน์ ยังสามารถสั่งอาหารผ่านเวบไซด์ต่างๆได้อีก 3 เวบไซด์ คือ menulog.com.au ,eatnow.com.au และhungryandlazy.com.au
ท่านผู้อ่านจะเห็นได้ว่า ไอทีได้เข้าไปเกี่ยวข้องในหลายส่วนทั้งในส่วนของ Supplier ,Bank ,Account , Customer แล้วแต่ว่าเราจะเลือกใช้ในส่วนไหน ให้เหมาะและประหยัดเวลา พร้อมทั้งมีประสิทธิภาพทั้งในการทำงาน และในการดำเนินชีวิต โชคดีครับ